Conservación y destrucción de registros

Definición de registros de la AHA. Un registro es la información creada o recibida por la AHA, independientemente del tipo de medio (es decir, impreso, electrónico u otro), que proporciona evidencia de actividades corporativas y operativas, y contiene información relevante para la misión, los objetivos, los planes y las operaciones en curso de la AHA. Un registro tiene un valor estratégico, operativo, legal, fiscal o histórico.

Propiedad de los registros de la AHA. La AHA es el propietario de todos los registros creados, recibidos o mantenidos por los empleados y voluntarios de la AHA para apoyar las operaciones y actividades de la Asociación a nivel mundial. La AHA es el propietario de todos los registros creados por terceros. La AHA tiene la facultad exclusiva de establecer políticas y procedimientos para la creación, distribución, control, protección, almacenamiento, recuperación, retención, destrucción y otros procedimientos de gestión y uso de los registros de la AHA en conformidad con las leyes aplicables.

Responsabilidades. Todos los empleados, voluntarios y contratistas externos de la AHA que crean, reciben, usan, mantienen o almacenan registros de la AHA son responsables de lo siguiente:

  • Mantener los registros de la AHA de una manera diseñada para garantizar su accesibilidad, integridad, confidencialidad, autenticidad y facilidad de uso para todos y cada uno de los fines comerciales.
  • Mantener la seguridad y protección adecuadas de los registros de la AHA.
  • Mantener los registros de la AHA durante el tiempo especificado en el Programa de conservación y destrucción de registros de la AHA.
  • Efectuar la eliminación regular y sistemática de registros de la AHA de acuerdo con el Programa de conservación y destrucción de registros de la AHA, esta Política y cualquier otro procedimiento aplicable.
  • Poner fin inmediatamente a la eliminación de los registros relevantes de la AHA cuando el departamento legal de la AHA notifique una “retención legal”. Los registros identificados en la retención legal deben preservarse y no destruirse hasta que el departamento legal lo autorice por escrito posteriormente. Una retención legal anula el programa de conservación y destrucción de registros en cuanto a los registros sujetos a una retención legal.

    Programa de conservación y destrucción de registros. El administrador de registros desarrollará y mantendrá el programa de conservación y destrucción de registros de la AHA de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables, buenas prácticas de gestión de negocios y registros y esta Política. El programa de conservación y destrucción de registros y cualquier enmienda del mismo deben ser aprobados por el secretario corporativo de EVP y el consejo general según la recomendación del administrador de registros. El cumplimiento del programa de conservación y destrucción de registros de la AHA es obligatorio para los voluntarios y el personal.